Politique de confidentialité

La présente politique explique comment Fertil-In traite les données personnelles dans le cadre de ses services et de ses outils numériques.

1. Responsable du traitement

Fertil-In SARL c/o Adva Grundman, Chemin Rieu 1B, 1208 Genève, Suisse, est responsable du traitement des données personnelles réalisé dans le cadre de ses services.

Pour toute question relative à vos données ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter Fertil-In à l'adresse [email protected].

2. Données que nous traitons

• données d'identification et de contact : nom, prénom, adresse email, téléphone et informations nécessaires à la gestion de la relation ;
• données relatives au parcours d'accompagnement : programme, sessions, thérapeute référente, échanges et informations opérationnelles ;
• données relatives à la santé et à la fertilité : bilans biologiques, analyses, comptes rendus, traitements, parcours PMA, antécédents, grossesse et documents transmis dans le cadre du suivi ;
• données de paiement et de facturation ;
• données techniques et de connexion générées par les outils utilisés ;
• données de navigation, d'attribution et de mesure marketing lorsque ces dispositifs sont activés : source de campagne, pages consultées, interactions et, lorsque le cadre applicable le permet, mesures d'ouverture ou de clic des communications ;
• contenu des communications adressées à Fertil-In, y compris lorsque la cliente choisit spontanément d'y communiquer des informations de santé.

3. Pourquoi nous utilisons ces données

• répondre aux demandes et gérer les candidatures ;
• fournir, organiser et personnaliser l'accompagnement souscrit ;
• permettre le suivi par la thérapeute référente et, lorsque nécessaire, la supervision du dossier ;
• gérer les paiements, la facturation et les obligations administratives ;
• communiquer avec les clientes et assurer le support ;
• mesurer l'efficacité des campagnes et communications marketing lorsque ces traitements sont activés, dans le respect des règles applicables en matière de consentement ou d'opposition ;
• assurer la sécurité des systèmes et la traçabilité nécessaire ;
• réaliser des analyses ou recherches uniquement lorsque le cadre applicable et le consentement requis le permettent ;
• améliorer les services sur la base de données agrégées ou anonymisées lorsque cela est possible.

4. Données de santé

Les informations relatives à la santé et à la fertilité sont des données sensibles. Fertil-In applique un niveau de protection renforcé et limite leur traitement aux finalités liées à l'accompagnement ou aux autres finalités spécifiquement autorisées.

Lorsque Fertil-In s'appuie sur votre consentement pour traiter ces données, ce consentement est recueilli de manière explicite et séparée. Vous pouvez le retirer pour l'avenir, sous réserve des traitements qui doivent être conservés sur une autre base ou pour respecter une obligation légale.

5. Qui peut accéder à vos données

L'accès est limité aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions : équipe opérationnelle Fertil-In, thérapeute référente et, lorsque cela est nécessaire, thérapeutes senior ou superviseures impliquées dans le suivi. Les équipes commerciales ou marketing n'ont pas vocation à accéder au dossier médical complet.

Fertil-In utilise également des prestataires techniques agissant selon leur rôle contractuel, notamment pour l'hébergement documentaire, le CRM, le suivi opérationnel, l'envoi d'emails, les paiements, les formulaires et certains services numériques.

6. Principaux prestataires techniques

7. Transferts internationaux

Certains prestataires techniques peuvent traiter ou héberger des données en dehors de la Suisse ou de l'Espace économique européen, notamment aux États-Unis. Fertil-In sélectionne des prestataires disposant de mécanismes contractuels et de garanties adaptés lorsque de tels transferts ont lieu et documente ces transferts dans son registre.

Les données ne sont pas transmises à un service d'intelligence artificielle à partir du dossier médical Fertil-In de manière automatique. Le chatbot Lia n'a pas accès au CRM ni aux dossiers clients ; une utilisatrice peut néanmoins choisir d'y saisir spontanément des informations personnelles.

8. Conservation

Les documents sensibles transmis dans le dossier d'accompagnement sont conservés pendant 3 ans après la fin de l'accompagnement ; au-delà, le contenu du dossier est supprimé, sauf obligation ou justification spécifique imposant une conservation différente. Fertil-In applique également cette règle à l'historique existant et organise le nettoyage des dossiers ayant dépassé cette durée.

Pour les autres catégories de données, Fertil-In les conserve pendant la durée nécessaire à la finalité concernée et aux obligations légales applicables. Une grille interne de conservation définit le déclencheur de suppression pour les prospects, communications, données opérationnelles, paiements, journaux techniques et données historiques.

Fertil-In réduit les duplications : lorsqu'un document nécessaire a été versé dans le dossier documentaire de référence, il ne doit pas rester indéfiniment dans les messageries ou outils intermédiaires.

9. Sécurité

Fertil-In met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des données : contrôle des accès, authentification renforcée, limitation des droits, pseudonymisation lorsque possible, sécurisation des appareils, sauvegardes appropriées, règles de partage et gestion des incidents.

10. Vos droits

Selon la législation applicable à votre situation, vous pouvez notamment demander l'accès à vos données, leur rectification, leur suppression lorsque les conditions sont réunies, la limitation de certains traitements, vous opposer à certains usages et retirer votre consentement pour l'avenir lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Les personnes relevant du RGPD peuvent également introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente. Les personnes relevant de la nLPD peuvent exercer les droits prévus par la législation suisse.

11. Recherche et témoignages

L'utilisation de données à des fins de recherche lorsqu'un consentement est requis fait l'objet d'un choix distinct et facultatif. Le refus n'empêche pas l'accès à l'accompagnement. Les témoignages utilisés publiquement ou à des fins marketing et permettant raisonnablement d'identifier une cliente font l'objet d'une autorisation spécifique. Les situations ou résultats partagés en interne peuvent être utilisés après retrait ou masquage des éléments permettant raisonnablement d'identifier la cliente. Les informations présentées comme anonymes ne doivent plus permettre une réidentification raisonnable.

12. Mise à jour de cette politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter l'évolution des services, des outils ou des exigences légales. La date de dernière mise à jour figure en tête de la version publiée.

Dernière mise à jour : 29 septembre 2026